การใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านเอกสาร
ความหมายเอกสาร
เอกสาร Document หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่นๆ ที่บรรจุข้อความ ทั้งบังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่างๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบ แบบฟอร์ม เอกสารทางธุรกิจต่างๆเป็นต้น ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าการดำเนินงานด้านเอกสารนั้น มีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร เพราะถือว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหาและการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น
ความสำคัญของเอกสาร
หน่วยงานธุรกิจในระยะเริ่มต้นดำเนินกิจการนั้นก็จะต้องมีเอกสารเข้าและออกแต่ยังมีจำนวนน้อยอยู่ เมื่อดำเนินกิจการไปนาน ๆ เข้า จำนวนเอกสารก็จะเพิ่มพูนขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าเป็นการดำเนินด้านเอกสารนั้นมีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเพราะถือได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจ เพราะ
1. เอกสารเป็นเสมือนความจำของหน่วยงาน
2. เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3. เอกสารช่วยให้การทำงานคล่องตัว
4. เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน
5. เอกสารเป็นผลพลอยได้ เป็นสื่อกลาง เป็นทรัพยากร
6. เอกสารเป็นมรดกทางวัฒนธรรมธรรมและภูมิปัญญา
ประเภทของเอกสาร
1. เอกสารภายนอก หมายถึงเอกสารที่บุคคลภายนอกเป็นผู้จัดทำขึ้นเพื่อส่งให้กิจการซึ่งอยู่ในรูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารและเอกสารอื่นๆ อีกจำนวนมาก และต้องเก็บรักษาไว้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานในอนาคต
2. เอกสารภายใน หมายถึงเอกสารที่หน่วยงานจัดทำขึ้นแล้วส่งออกไปยังภายนอกเพื่อติดต่อธุรกิจซึ่งอาจจะอยู่ในรูปชองจดหมาย ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ/ใบกำกับสินค้า ฯลฯ โดยจะเรียงตามลำดับของวันที่ชองการเกิดรายการซึ่งงานมีไปถึงบุคคลภายนอกเพื่อประโยชน์ของหน่วยงานเองในทางปฏิบัติ หนังสือที่ส่งไปภายนอกหน่วยงานต้องเก็บสำเนาไว้เพื่อเป็นหลักฐานอีกหนึ่งชุด
3. เอกสารติดต่อภายในกิจการ หมายถึงเอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในกิจการ เป็นเอกสารที่กิจการออกเพื่อใช้ในกิจการเองหรืออาจเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกจัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้นหรืออาจจะเป็นเอกสารที่หน่วยงานต้องการจะแจ้งให้พนักงานทราบเช่น บันทึกข้อความ คำสั่ง ประกาศ สัญญา ใบยืมเงิน ใบสำคัญจ่ายรายงานต่าง ๆ ของกิจการ เป็นต้น
เอกสารทางธุรกิจที่มีความสำคัญ เช่น
· เอกสารทางเครดิตและการเงิน
· เอกสารการซื้อและการขายสินค้า
· เอกสารการขนส่ง
· เอกสารการประกันภัย
· เอกสารการนำเข้าและส่งออก
· เอกสารการคลังสินค้า
4. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารที่จัดทำด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเอกสารในรุปแบบนี้สามรถบริหารจัดการงานกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น