คอมพิวเตอร์กับงานเอกสารธุรกิจ

การใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านเอกสาร


     
 ความหมายเอกสาร
     
        เอกสาร Document หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่นๆ ที่บรรจุข้อความ ทั้งบังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่างๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบ แบบฟอร์ม เอกสารทางธุรกิจต่างๆเป็นต้น ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าการดำเนินงานด้านเอกสารนั้น มีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร เพราะถือว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหาและการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น




ความสำคัญของเอกสาร
        หน่วยงานธุรกิจในระยะเริ่มต้นดำเนินกิจการนั้นก็จะต้องมีเอกสารเข้าและออกแต่ยังมีจำนวนน้อยอยู่  เมื่อดำเนินกิจการไปนาน  ๆ  เข้า  จำนวนเอกสารก็จะเพิ่มพูนขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น  เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ  และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป  ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าเป็นการดำเนินด้านเอกสารนั้นมีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสารเพราะถือได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ  หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ  เก็บรักษา  ค้นหา  และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว  การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ  และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น  ดังนั้น  จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจ  เพราะ
1.       เอกสารเป็นเสมือนความจำของหน่วยงาน
2.       เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3.       เอกสารช่วยให้การทำงานคล่องตัว
4.       เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน        
5.       เอกสารเป็นผลพลอยได้ เป็นสื่อกลาง เป็นทรัพยากร
6.       เอกสารเป็นมรดกทางวัฒนธรรมธรรมและภูมิปัญญา


ประเภทของเอกสาร

       1. เอกสารภายนอก หมายถึงเอกสารที่บุคคลภายนอกเป็นผู้จัดทำขึ้นเพื่อส่งให้กิจการซึ่งอยู่ในรูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารและเอกสารอื่นๆ อีกจำนวนมาก และต้องเก็บรักษาไว้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานในอนาคต
      2.  เอกสารภายใน  หมายถึงเอกสารที่หน่วยงานจัดทำขึ้นแล้วส่งออกไปยังภายนอกเพื่อติดต่อธุรกิจซึ่งอาจจะอยู่ในรูปชองจดหมาย ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ/ใบกำกับสินค้า ฯลฯ โดยจะเรียงตามลำดับของวันที่ชองการเกิดรายการซึ่งงานมีไปถึงบุคคลภายนอกเพื่อประโยชน์ของหน่วยงานเองในทางปฏิบัติ หนังสือที่ส่งไปภายนอกหน่วยงานต้องเก็บสำเนาไว้เพื่อเป็นหลักฐานอีกหนึ่งชุด

      3. เอกสารติดต่อภายในกิจการ หมายถึงเอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในกิจการ เป็นเอกสารที่กิจการออกเพื่อใช้ในกิจการเองหรืออาจเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกจัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้นหรืออาจจะเป็นเอกสารที่หน่วยงานต้องการจะแจ้งให้พนักงานทราบเช่น บันทึกข้อความ คำสั่ง ประกาศ สัญญา ใบยืมเงิน ใบสำคัญจ่ายรายงานต่าง ๆ ของกิจการ เป็นต้น

เอกสารทางธุรกิจที่มีความสำคัญ เช่น
· เอกสารทางเครดิตและการเงิน
· เอกสารการซื้อและการขายสินค้า
· เอกสารการขนส่ง
· เอกสารการประกันภัย
· เอกสารการนำเข้าและส่งออก
· เอกสารการคลังสินค้า
      4. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารที่จัดทำด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเอกสารในรุปแบบนี้สามรถบริหารจัดการงานกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ





















ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น