การเขียนจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจ

สาระสำคัญ

                       จดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่งที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมี จุดประสงค์อยางใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจเช่น เสนอขายสิ้นค้าหรือบริการ สั่งซื ้อ สินค้าและ ตอบรับการสั่งซื้อ ติดตาม ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหายเป็นต้น จดหมายธุรกิจ ส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการ หรือคอนข้างเป็นทางการ


ความหมายของจดหมายธุรกิจ

                      จดหมายธุรกิจ หมายถึง จดหมายที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารระหว่างบริษัท ห้างร้าน หน่วยงานต่างๆ  ทั้งภาครัฐและภาคเอกชน ซึ่งเกี่ยวกับธุรกิจ ทั้งด้านการเงิน การค้าขาย ตลอดจน การบริการต่างๆ

จดหมายธุรกิจก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้
1. ประหยัดเวลาแรงงานและคาใช้จ่าย
2. เป็นเอกสารป้องกันความคลาดเคลื่อน
3. เป็นสื่อกลางที่ก่อให้เกิดไมตรีจิต ระหว่างผู้ประกอบการและลูกค้า
4. เป็นหลักฐานเพื่อความเข้าใจที่ชัดเจน ถูกต้อง
5. เป็นสื่อในการแจ้งขาวสารใหม่ๆระหว่างธุรกิจกับลูกค้า
6. ใช้เก็บเป็นหลักฐานอ้างอิงในกรณีที่เกิดปัญหาขัดแย้ง ตกลงกันไม่ได้



ลักษณะจดหมายธุรกิจที่ดี ลักษณะของจดหมายธุรกิจทีดีมีดังนี้
 1.กะทัดรัด ชัดเจน เป็นการเลือกสรรถ้อยคําการใช้ภาษาการลําดับความ  มีวัตถุประสงค์ ในการเขียนแน่นอน ไมเยิ่นเย้อ ผู้อ่านสามารถเข้าใจได้ทันที
2. สุภาพ คือการใช้สํานวนภาษาที่สุภาพ แสดงความเป็นมิตรที่ดีต่อกัน
3. สมบูรณ์คือเนื้อหาครอบคลุมเรื่องราวทั้งหมด ทั้งสาเหตและจุดประสงค์ ที่ต้องการแจ้ง ให้ผู้รับทราบ
4. แนบเนียน คือการใช้ภาษาเหมาะสม ถูกต้องตามกาลเทศะ รู้ว่าสงใดควรเขียน ควรหลีกเลยงในการเขียน
5. คํานงถ งผึ ู้อ่าน คือ ต้องให้ความสนใจผู้อ่านเสมอวาอ่ านแล ่ ้วรู้สึกอย่างไรอันจะนํามาซึ่ง สัมพนธภาพท ั ี่ดีต่อกัน
6. สะอาดและเป็นระเบียบ ควรคํานงถึ ึงเร ื่ องการพิมพ์เช่น ต้องสะอาด การเว้นระยะบรรทัด กั้นหน้ากั้นหลัง มีการจดขั ้อความให้เป็นระเบียบสวยงาม เพ ื่อให้ผู้รับเกิดความประทบใจ

รูปแบบของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจมี 3 ประเภท

1.จดหมายธุรกิจแบบไทย

แบบฟอร์มจดหมายธุรกิจแบบไทย

ตัวอย่างแบบฟอร์มจดุหมายธุรกิจแบบไทย

2.จดหมายธุรกิจแบบราชการ

แบบฟอร์มจดหมยธุรกิจแบบราชการ

ตัวอย่างแบบฟอร์มธุรกิจแบบราชการ

3.จดหมายธุรกิจสากล มี 3 ประเภท

3.1 จดหมายธุรกิจแบบ Full Block

แบบฟอร์มจดหมายธุรกิจแบบ Full Block

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบ Full Block 

3.2 จดหมายธุรกิจสากลแบบ Modify Block

แบบฟอร์มจดหมายธุรกิจแบบ Modify Block

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจแบบ Modify Block

3.3จดหมายธุรกิจสากลแบบ Sami Block

แบบฟอร์มจดหมายธุรกิจแบบ Sami Block

ตัวอย่างจดหมายแบบ Sami Block